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  • KM建设过程中知识目录结构设计把握的原则和设计的方法

    2018年12月13日

    知识库目录结构,也就是通常说的文档存储目录结构,是为了将所有知识文档进行统一、科学的分类存储,实现文档的集中化、体系化管理,并方便使用者通过其快速查询文档。在设计时需要把握几个基本的原则的方法:
    1、通常,目录设计有以下几个基本的原则
    (1)方便原则
    目录结构主要是为了知识文档存储和管理的需要,同时也为了查询和调取资料使用,我理解方便原则应该是目录设计时考虑的第一原则,正所谓“适合的才是最好的”,只要是符合大多数使用者的使用要求、满足方便查阅的目录,就是好的目录。
    在设计目录时要充分考虑目录使用者习惯、熟悉的语言,让使用者能够清楚地知道不同目录的含义,能够快速查找到存放文档的目录。
    (2)MECE原则
    即“相互独立,完全穷尽”,这只是一个目标和方向,很多情况下很难做到,但应尽可能的保证不同目录间界限清晰,切合紧密。
    尽量不要让同一篇文档同时可以属于不同的目录,也不要让一篇文档无处放,这两种情况都会让人在存放文档时无所适从。
    同时,在试图“完全穷尽”的时候,要考虑到颗粒度大小的合理程度,也就是要保证最终文档的存储分布尽量的均匀,尽量避免出现“一年下来,有的目录只存储了几篇文档,有的目录存储了成百上千篇文档。”
    (3)稳定原则
    整个目录应当是相对稳定的,不会经常变化,尤其是目录的删除和名称变更,这要求除非企业多元化经营且多元化分支之间相互独立性很强,否则不应该根据组织结构来设置目录、确定目录名称,一般是按照专业职能/专业分工来设计(其实组织结构的设置一般也是跟着职能来的)。
    目录结构的调整,一般一年可以进行局部的微调,使目录不断的优化和合理。
    (4)知识积累和重用原则
    目录结构应当体现一定的知识结构、专业职能,从而有利于形成一个可积累的知识管理平台。
    2、在目录结构的设计时,可按照以下几种方式
    (1)按专业职能/专业分工
    适用于一级、二级目录
    适用于一般企业,如一级目录可以按行政管理、人力资源管理、财务管理、信息管理、生产管理、研发管理、采购管理、营销管理设置,而人力资源管理的二级目录又可以按职能分为人事管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利。
    (2)按组织结构
    适用于一级目录
    适用于多元化或多组织、相互独立性较强的集团企业,如按X事业部、Y事业部设一级目录。
    如果不同组织结构间完全独立,则可以为不同的组织设置相互独立的系统,或者至少为不同组织设置不同主界面。
    (3)按业务过程或业务逻辑
    适用于二级、三级目录,也适用于项目型工作管理系统的一级目录,如访谈调研、需求分析、系统开发、系统实施,或者市场分析、产品研发、产品测试、上市推广。
    一个职能部门的工作,通常可以分为几类,这种分类很难用过程来概括,只能把它看作是业务自身的逻辑,如有些职能的工作可以分为管控和服务两部分,如IT、基建、工程等职能的工作可以按规划、建设、运营来划分。
    (4)按知识/专业领域
    适用于知识库性质的文档系统的各级目录,也适用于知识库性质的某一级目录下的各级目录

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